- . Jelaskan tujuan dokumentasi pada
pelatihan personil ?
Jawab
:
Pembuatan Dokumentasi Sebelumnya
kita telah membuat pelatihan personel dan lainnya, untuk melengkapi syarat
suatu informasi, maka tahapan selanjutnya adalah dokumentasi. Tahapan ini
merupakan kelanjutan dari tahap sebelumnya dalam kasus sistem perangkat lunak
untuk menginput data pasien untuk “Poliklinik Sehat”. Sebelum membahasnya, saya
akan menjelaskan pengertian secara kharfiah dokumentasi. Dokumentasi adalah
penyimpanan berbentuk materi tertulis atau dalam bentuk lainnya yang
mendeskripsikan bagaimana cara beroperasinya suatu sistem, serta mencakup
hal-hal apa saja yang dapat dilakukan program dan prosedur yang harus diikuti
oleh user. Dokumentasi digunakan untuk tujuan-tujuan berikut:
•
Pelatihan
•
Penginstruksian
•
Pengkomunikasian
•
Penetapan standar kinerja
•
Pemeliharaan system
•
Referensi historis
- 2. Jelaskan
7 lagkah pada pendekatan soft sitem metologi ?
Jawab
:
SSM melibatkan tujuh langkah yaitu :
1.
Recognize the
problem situation (pengenalan terhadap situasi masalah)
2.
Example
of problem situation (contoh dari situasi masalah)
3.
Produce
root definitions of relevant systems (definisikan hasil utama sistem yang
elevan)
4.
Develop
conceptual models of relevant systems (kembangkan model konseptual system yang
relevan)
5.
Compare
conceptual models with problem situation (Bandingkan model konseptual dengan
situasi masalah)
6.
Identify
desirable and feasible changes (identifikasi keinginan dan perubahan yang
mungkin)
7.
Take
action to improve situation (lakukan aksi untuk perbaikan situasi)
- 3. Ada
5 Case tools yang membantu pemeliharaan sistem ? Jelaskan !
Jawab
:
Ada 5 CASE Tools yang membantu pemeliharaan sistem
dari sistem lama dan membantu memecahkan kemacetan timbunan sistem baru yang
belum dikerjakan :
·
Rekayasa Maju
(Forward engineering)
·
Rekayasa Mundur
(Reverse engineering)
·
Rekayasa Ulang
(Reengineering)
·
Restrukturisasi
(restrukturing)
·
Sistem Pakar
Pemeliharaan (Maintenance expert system)
- 4. Siapa
saja yang perlu diberi pelatihan personil ?
Jawab
:
Definisi Training
(Latihan) dan pengembangan personil
Training, adalah
proses pendidikan jangka pendek yang mempergunakan prosedur sistematis dan
terorganisir, yang mana tenaga kerja non managerial mempelajari pengetahuan dan
keterampilan teknis untuk tujuan – tujuan tertentu
Sedangkan pengembangan
ialah proses pendidikan jangka panjang yang menggunakan prosedur sistematis dan
terorganisir, dengan mana tenaga kerja managerial mempelajari pengetahuan
konseptual dan dan teoritik untuk tujuan – tujuan umum.
Tiga alasan organisasi
perusahaan itu perlu melatih dan mengembangkan personilnya:
1.
Personnel selection dan placement tidak selalu menjamin akan personil
tersebut cukup terlatih dan bisa memenuhi persyaratan pekerjaannya secara
tepat.
2.
Bagi personil – personil yang sudah senior, kadang – kadang perlu ada
penyegaran dengan latihan – latihan kerja.
3.
Dapat berakibat pada peningkatan produktivitas, mengurangi absen,
mengurangi labour dan peningkatan kepuasan kerja
. 5. Resiko apa saja yang
CMS hindarkan ?
Jawab :
- Kekurangan inventaris program perangkat lunak yang akurat dan
sumber-sumber sistem informasi lainnya.
- Ketidak lengkapan sejarah perubahan program
- Modul-modul program perangkat lunak terduplikasi
- Perubahan program perangkat lunak yang tidak sah
- Kekurangan dokumentasi yang jelas, komprehensif dan terbaru
- Rendahnya kualitas dan reabilitas perangkat lunak
6. 6. Jelaskan
tugas utama yang dilakukan selama pengunaan sistem dan tata cara yang
mengevaluasi handalan sistem ?
Jawab
:
Salah satu aset
instansi yang paling berharga saat ini adalah sistem aplikasi yang responsif
dan berorientasi pada pengguna. Sistem yang baik dapat meningkatkan
produktifitas, mengurangi kegiatan yang tidak memberikan nilai tambah,
meningkatkan pelayanan kepada pengguna dan mempermudah pengambilan keputusan
bagi manajemen serta mengkoordinasikan kegiatan dalam instansi. Oleh karena
itu, analisis atas pedoman pengembangan dan pemeliharaan sistem aplikasi
semakin dibutuhkan sehingga sistem yang dimiliki efektif dalam menyelesaikan
pekerjaan dan meningkatkan efisiensi kerja. Disamping itu saat ini kesadaran
atas pentingnya pengendalian sistem informasi di kalangan manajemen instansi
semakin tinggi.
Implementasi sistem
aplikasi yang baik tidak akan terlepas dari pengembangan aplikasi. Untuk itu
penulis membuat suatu penulisan yang membahas mengenai analisis pengelolaan
pengembangan sistem aplikasi yang tercakup dalam Pedoman P3SA (Pengajuan,
Pengembangan, dan Pemeliharaan Sistem Aplikasi) yang dapat memberikan pendapat,
mereview serta mengevaluasi pedoman pengelolaan pengembangan sistem aplikasi
tersebut untuk pengukuran kinerja pengembangan.
Secara garis besar perlunya
pelaksanaan analisis kinerja manajemen pengelolaan pengembangan sistem aplikasi
dalam sebuah instansi yang telah menggunakan teknologi informasi karena:
A. Kerugian akibat kehilangan data.
Data yang diolah menjadi
sebuah informasi, merupakan aset penting dalam instansi. Banyak aktivitas
operasi mengandalkan beberapa informasi yang penting. Informasi sebuah instansi
akan menjadi sebuah potret atau gambaran dari kondisi instansi tersebut di masa
lalu, kini dan masa mendatang. Jika informasi ini hilang akan berakibat cukup
fatal bagi instansi dalam menjalankan aktivitasnya, apalagi yang berhubungan
dengan informasi yang disebarluaskan ke khalayak luas, maka sudah selayaknya
informasi itu dapat dijaga dan dipertanggungjawabkan di kemudian hari.
B. Kerugian akibat
kesalahan pemrosesan komputer.
Pemrosesan aplikasi menjadi
pusat perhatian utama dalam sebuah sistem informasi. Instansi yang
mempergunakan aplikasi sebagai sarana penunjang pekerjaan, dari mulai hal
sederhana seperti administrasi penatausahaan sehari-hari sampai dengan
penggunaan kecerdasan buatan dalam pengambilan keputusan, harus dipastikan
bahwa dari data yang ada dapat diperoleh informasi yang akurat.
C.
Pengambilan keputusan yang salah akibat informasi yang salah.
Kualitas sebuah keputusan
sangat tergantung kepada kualitas informasi yang disajikan untuk pengambilan
keputusan tersebut. Tingkat akurasi dan pentingnya sebuah data atau informasi
tergantung kepada jenis keputusan yang akan diambil. Jika pimpinan akan
mengambil keputusan yang bersifat strategik, akan berdampak pada sifat
keputusan yang berjangka panjang. Dengan informasi yang menyesatkan akan berdampak
kepada pengambilan keputusan yang menyesatkan pula.
D. Kerugian karena penyalahgunaan
informasi
Beberapa jenis
tindak kejahatan dan penyalahgunaan informasi antara lain adalah penggunaan hak
akses aplikasi yang tidak sesuai, untuk kepentingan pribadi dengan tujuan yang
tidak sesuai dengan tujuan instansi.
E. Sumberdaya Sistem Informasi
Dalam sebuah sistem
informasi, hardware, software, data dan pegawai adalah merupakan
sumberdaya instansi. Untuk instansi yang telah berbasis komputer, tentu saja
telah dikeluarkan dana yang cukup besar untuk investasi dalam penyusunan sebuah
sistem informasi, termasuk dalam pengembangan sumberdaya manusianya. Sehingga
diperlukan sebuah pengendalian untuk menjaga investasi di bidang ini.
Pada penulisan ini,
penjabaran masalah dibatasi pada analisis pedoman kinerja manajemen pengelolaan
sistem aplikasi, tidak termasuk analisis untuk infrastruktur maupun sistem
operasi yang berjalan di atasnya.
Dengan analisis
pedoman pengelolaan sistem aplikasi ini akan dilakukan beberapa kontrol kendali
atas pengelolaan sistem aplikasi serta menganalisisnya sehingga dapat di ambil
suatu kesimpulan berupa dokumentasi pemeriksaan dan akhirnya merekomendasikan
solusi, di mana rekomendasi ini digunakan untuk dasar evaluasi pengelolaan
sistem aplikasi tersebut.
Ruang lingkup dan
objektif dari pemeriksaan ini adalah memeriksa dan mengevaluasi keefektifan
pedoman pengelolaan aplikasi sistem yang meliputi pengecekan :
·
Manajemen Integrasi
·
Manajemen Ruang Lingkup
·
Manajemen Waktu Kerja
·
Manajemen Biaya
·
Manajemen Kualitas
·
Manajemen Sumberdaya Manusia
·
Manajemen Komunikasi
·
Manajemen Resiko
·
Manajemen Pengadaan Barang dan Jasa
7. Jelaskan
4 area utama dokumentasi ?
Jawab :
Dokumentasi Pemakai
Dokumentasi Sistem
Dokumentasi Peragkat Lunak
Dokumentasi Operasi